MaxToT.

Cải tiến quy trình là gì?

Cải tiến quy trình kinh doanh (BPI) là việc thực hành xem xét các quy trình làm việc hiện tại của bạn và cải thiện hiệu suất, hiệu quả hoặc độ chính xác của bạn. Trong quá trình cải tiến quy trình, các nhà lãnh đạo cần phải triển khai công nghệ mới, cải thiện phân tích quy trình và đo lường các chỉ số.

Lợi ích của việc cải tiến quy trình

Cải tiến quy trình hiệu quả làm cho công ty, nhân viên và sản phẩm của bạn thành công hơn, giúp bạn tạo ra một doanh nghiệp bền vững hơn. Cụ thể, cải tiến quy trình có thể dẫn đến:

• Khối lượng công việc hiệu quả hơn.
• Quản lý thời gian tốt hơn.
• Chất lượng cao hơn phân phối.
• Cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
• Giảm tỷ lệ khách hàng bỏ rơi.
• Hợp lý hóa thông tin liên lạc nội bộ.
• Sự liên kết tốt hơn về các mục tiêu chiến lược.
• Tăng khả năng sinh lời.

5 Bước để cải thiện quy trình kinh doanh

1. Xem xét các quy trình hiện tại

Bước đầu tiên của cải tiến quy trình là xác định quy trình làm việc hiện tại cần một số bảo trì. Ví dụ, quy trình có thể không hoạt động hoặc không hoạt động theo kế hoạch.

Để xác định mục tiêu cuối cùng, trước tiên bạn cần tự hỏi bản thân: “Cái gì là cuối cùng có thể phân phối được?”. Nó là một sản phẩm hay một dịch vụ? Kết quả bạn hy vọng đạt được thông qua quá trình này là gì?

Khi bạn đã có câu trả lời, bạn cần hiểu các bên liên quan là ai và tự hỏi bản thân:

• Ai chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ dự án?
• Ai có quyền sở hữu từng nhiệm vụ?
• Ai cần được thông báo về quá trình này?

2. Xác định và vạch ra các rào cản

Khi bạn đã hiểu cặn kẽ về quy trình bạn muốn cải thiện, đã đến lúc xác định các lĩnh vực khả quan và các rào cản để thành công.

Hãy tự hỏi bản thân và nhóm của bạn:

• Điều gì đang giữ đội lại?
• Những rào cản chính khiến công việc không được hoàn thành là gì?

Bạn cũng có thể bắt đầu suy nghĩ về các nguyên nhân gốc rễ có thể xảy ra cho mỗi khối ở giai đoạn này. Dưới đây là một số thách thức kinh doanh phổ biến mà bạn có thể phát hiện ra khi xem xét kỹ hơn các rào cản của mình:

• Thiếu nguồn lực: Không đủ kinh phí hoặc không đủ công cụ
• Thiếu thời gian: Có vấn đề với dòng thời gian, thời hạn không thực tế
• Không đủ băng thông: Quá nhiều công việc cho nhóm
• Mục tiêu không thực tế: Quá lớn so với tài nguyên và dòng thời gian
• Thiếu sự rõ ràng hoặc hướng dẫn

Cải tiến quy trình mang lại cho bạn cơ hội tìm ra nguyên nhân gốc rễ và khắc phục nó để tăng hiệu quả và tạo ra kết quả tốt hơn.

3. Đánh giá tác động tiêu cực của các rào cản

Sau khi xác định được các rào cản, bạn cần hiểu chúng tác động như thế nào đến kết quả. Bạn nên đánh giá bốn lĩnh vực tác động: các bên liên quan, sản phẩm đạt được, kết quả cuối cùng và các lĩnh vực kinh doanh khác.

• Các bên liên quan: Các cá nhân chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ có phải vật lộn với những thời hạn không thực tế không? Có phải những người ra quyết định không thể đạt được hiệu quả vì họ thiếu rõ ràng về các mục tiêu của dự án?
• Sản phẩm đạt được: Những sản phẩm nào đang bị tụt hậu hoặc không đạt tiêu chuẩn chất lượng?
• Kết quả cuối cùng: Sự thiếu hiệu quả của quy trình có thể ảnh hưởng đến kết quả theo nhiều cách khác nhau, bao gồm cả việc thiếu thời hạn, thông tin không chính xác hoặc các giải pháp không giải quyết được vấn đề ban đầu.
• Các lĩnh vực kinh doanh khác: Các rào cản về quy trình tác động đến các mục tiêu kinh doanh chiến lược của bạn như thế nào?

Quy trình làm việc không hiệu quả có thể gây ra tỷ lệ chuyển đổi thấp hơn, lợi nhuận thấp hơn, thời hạn bị đẩy, lãng phí thời gian và nguồn lực.

4. Xây dựng kế hoạch hành động

Khi bạn đã xác định được vấn đề và hiểu được tác động của chúng, đã đến lúc giải quyết vấn đề! Để có kết quả tốt nhất, bạn sẽ muốn đối mặt trực tiếp với từng vấn đề và nguyên nhân gốc rễ của nó. Dưới đây là một số ví dụ về các thay đổi quy trình mà bạn có thể sử dụng để giải quyết các nguyên nhân gốc rễ phổ biến được liệt kê trong bước hai:

• Thiếu nguồn lực: Tăng ngân sách, tìm các công cụ hiệu quả để hỗ trợ nhóm của bạn hoặc thuê ngoài một số nhiệm vụ nhất định.
• Thiếu thời gian: Cập nhật mục tiêu, đặt thời hạn thực tế , cơ cấu lại tiến trình sao cho phù hợp với quy mô công ty và nhóm của bạn.
• Không đủ băng thông: Thêm nhiều thành viên trong nhóm hơn vào quy trình, ủy thác nhiều nhiệm vụ quan trọng hơn cho các thành viên khác trong nhóm và xác định các cơ hội để tự động hóa quy trình.
• Mục tiêu không thực tế: Chia nhỏ các mục tiêu lớn đã đặt ra thành các phần nhỏ và tạo ra các mục tiêu có thể đạt được phù hợp với nguồn lực và dòng thời gian của bạn.
• Thiếu sự rõ ràng hoặc hướng dẫn: Thực hiện các điều chỉnh nếu cần, thông suốt con đường giao tiếp giữa các đội quản lý và chiến lược.

Nhiệm vụ chính của bạn trong quá trình cải tiến quy trình là xác định vấn đề chính xác và vạch ra hướng dẫn từng bước giải quyết các vấn đề một cách trực tiếp. Tính cụ thể, trách nhiệm giải trình và thời hạn rõ ràng là các yếu tố của một kế hoạch hành động thành công.

5. Đánh giá kết quả

Trước khi thực hiện kế hoạch của mình, hãy đảm bảo rằng bạn xác định được các chỉ số hiệu suất chính (KPI) sẽ giúp bạn đánh giá mức độ thành công của các nỗ lực cải tiến quy trình của mình. Theo dõi kết quả giúp bạn liên tục cải thiện trong suốt quá trình.

Phần mềm quản lý dự án mang lại nhiều lợi ích khi nói đến việc cải thiện quy trình và năng suất nhóm của bạn, điều này sẽ giải thích tại sao chúng là một phần không thể thiếu trong hầu hết các hoạt động hàng ngày của nhóm.

Nếu bạn muốn lãnh đạo một doanh nghiệp thành công và phát đạt, bạn cần hiểu rõ và ưu tiên cải tiến liên tục. Để thực hiện cải tiến quy trình, hãy đánh giá hiệu suất hiện tại của bạn, tìm kiếm các điểm nghẽn và xác định nguyên nhân gốc rễ của chúng.

Bằng cách liên tục đánh giá hiệu quả của quy trình làm việc, bạn sẽ có thể giảm bớt các rào cản dẫn đến thành công và trao quyền cho các nhóm của bạn để đạt được kết quả tốt hơn.