MaxToT.

Mô hình Agile là gì?

Agile có tên đầy đủ là Agile Software Development – một phương thức để phát triển phần mềm. Mục đích chính của phương pháp này là đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng một cách nhanh nhất. 

Hiện nay, các triết lý về Agile đã được mở rộng bên ngoài phạm vi lĩnh vực phần mềm, cụ thể hơn là ứng dụng nhiều trong quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, dù áp dụng trong bất kỳ lĩnh vực nào, Agile cũng có các đặc trưng cơ bản sau:

• Interactive – Tính lặp lại: Trong dự án sẽ có những giai đoạn lặp lại. Ở mỗi phân đoạn nhỏ này, team công việc sẽ thực hiện các bước như lập kế hoạch dự án, phân tích yêu cầu khách hàng, triển khai sản phẩm, báo cáo kết quả.
• Incremental and Evolutionary – Tính tăng trưởng & Tiến hóa: Cuối mỗi phân đoạn sẽ tạo ra một phần hoặc một bộ phận của sản phẩm đầu ra. Các phần, bộ phận này được kiểm tra, chạy thử và có thể sử dụng được. Toàn bộ dự án sẽ có một chuỗi các sản phẩm nhỏ, tích lũy dần, cuối cùng nối lại thành sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng.
• Adaptive – Tính thích nghi: Việc có những thay đổi trong quá trình thực hiện là điều không thể tránh khỏi. Thích nghi kịp thời để đáp ứng những yêu cầu của công việc là điều thật sự cần thiết. 

Ngoài ra, tính trực diện khi giao tiếp, sự phát triển dựa trên các giá trị, quản lý dữ liệu thực tiễn hay nhóm liên chức năng cũng là các đặc điểm mà chúng ta dễ nhận thấy ở phương pháp Agile.

Cách áp dụng Agile trong quản lý doanh nghiệp

Do được phát triển và mở rộng từ nguyên lý ban đầu nên Agile bao hàm nhiều phương pháp khác nhau để phù hợp với từng lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh. Tính đến nay, Agile bao gồm 13 mô hình khác nhau. Tuy nhiên, chúng tôi giới thiệu đến các bạn 3 phương pháp được sử dụng phổ biến nhất đó là Scrum, Kanban và Extreme Programming. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về 3 mô hình quản lý này!

Phương pháp Agile Scrum

Scrum được ứng dụng đặc biệt nhiều trong lĩnh vực phần mềm. Nguyên lý hoạt động của phương pháp này là tập trung vào các công đoạn cần thiết và quan trọng của dự án, thay vì làm dàn trải từng khâu. Điểm mấu chốt để áp dụng Scrum hiệu quả chính là việc giữ tốc độ làm việc và kết quả công việc ở các phân đoạn lặp lại (sprint) được giống nhau. Có 4 yếu tố quan trọng trong mỗi phân đoạn nhỏ:

• Xác định thứ tự ưu tiên của Sprint.
• Teamwork họp 15 phút mỗi ngày (thường vào buổi sáng, trước khi bắt đầu công việc) để trao đổi và theo dõi tiến trình công việc.
• Tương tác, đưa ra quan điểm cá nhân về các vấn đề còn tồn đọng. 
• Rút ra các kinh nghiệm sau mỗi dự án.

Mô hình Agile Kanban là gì?

Kanban là mô hình được phát triển đầu tiên từ công ty sản xuất và chế tạo xe ô tô nổi tiếng Toyota. Bằng một hệ thống trực quan và cụ thể, các nhà lãnh đạo của Toyota muốn nhắc nhở và đôn đốc các nhân viên của mình về việc hoàn thành các công việc theo một quy trình đã được định sẵn. Một số ưu điểm khi áp dụng mô hình Kanban như sau:

• Cụ thể và hình ảnh hóa các số liệu quan trọng.
• Linh hoạt trong phương thức thực hiện công việc.
• Ít điểm nghẽn trong sản xuất.
• Thời gian dẫn ngắn.

Hệ thống Extreme Programming

Extreme Programming (XP) là hệ thống được sử dụng nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và khả năng đáp ứng những thay đổi trong yêu cầu của người tiêu dùng. Thông qua các chu kỳ ngắn hạn, XP sẽ nâng cấp và cho ra đời các phiên bản nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Các lĩnh vực phù hợp để áp dụng Extreme Programming có những đặc điểm sau:

• Các lĩnh vực đòi hỏi sự thay đổi liên tục trong các yêu cầu của sản phẩm. 
• Quy mô của XP thường nhỏ và có các đặc thù riêng.
• Công nghệ sử dụng có các chức năng tự động. 

Các giá trị cốt lõi trong XP được thể hiện như sau:

• Communication – Giao tiếp: Các thành viên trong team trao đổi công việc một cách thường xuyên, từ bước lên kế hoạch cho đến khi thực hiện công việc.
• Simplicity – Tính đơn giản: Chỉ thực hiện những công việc cần thiết, loại bỏ những gì phức tạp.
• Feedback – Tính phản hồi: Luôn lắng nghe phản hồi từ các bên liên quan và có các biện pháp điều chỉnh cần thiết.
• Respect – Sự tôn trọng: Mọi thành viên trong teamwork đều cảm thấy được tôn trọng khi thực hiện công việc.
• Courage – Sự can đảm: Luôn nói đúng về tiến độ công việc, đồng thời ước lượng trước thời gian cho các công việc tiếp theo. Mỗi khi có những yêu cầu thay đổi từ phía khách hàng, cả team sẽ cùng hành động và đưa ra các phương án xử lý phù hợp.

Khi áp dụng mô hìn Agile cần lưu ý những gì?

Bất kỳ một mô hình quản lý nào cũng có những nguyên tắc riêng cần phải tuân thủ. Trong Agile, các nguyên tắc được thể hiện như sau:

1. Đáp ứng toàn bộ nhu cầu của khách hàng bao gồm số lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng.
2. Thay đổi yêu cầu là điều tất yếu và hãy sẵn sàng đón nhận chúng bất cứ lúc nào.
3. Giao sản phẩm chạy được cho khách hàng một cách liên tục.
4. Nhà đầu tư kinh doanh và các chuyên viên/ kỹ sư cần trao đổi, làm việc cùng nhau trong suốt quá trình hoàn thành dự án.
5. Luôn hỗ trợ và tạo môi trường làm việc cho các cá nhân có động lực đồng thời tin tưởng vào khả năng hoàn thành công việc của họ.
6. Hội thoại trực tiếp là phương pháp hiệu quả nhất để truyền đạt thông tin tới mọi người.
7. Phần mềm hoạt động tốt là thước đo của tiến độ.
8. Phát triển liên tục đi đôi với bền vững.
9. Sự cải tiến linh hoạt được thể hiện bằng sự quan tâm đến các vấn đề trong kỹ thuật và thiết kế.
10. Sự đơn giản – tối đa hoá khối lượng công việc chưa hoàn thành là điều cơ bản cần có trong Agile.
11. Những bản thiết kế tốt nhất, các nhà thiết kế giỏi nhất và các yêu cầu tốt nhất sẽ được tạo nên từ các nhóm tự tổ chức.
12. Đội ngũ nhân viên sản xuất sẽ thường xuyên điều chỉnh và thay đổi hành vi của mình sao cho hiệu quả công việc được tốt nhất.

Bên cạnh những 12 nguyên tắc thì phương pháp Agile còn có 4 tôn chỉ mà chúng ta cần phải lưu ý:

• Con người và sự hỗ trợ, tương tác quan trọng hơn công cụ và quy trình: Ngoài năng lực của nhân viên thì sự tương hỗ lẫn nhau trong công việc sẽ dẫn đến thành công.
• Sản phẩm chạy được tốt hơn tập tài liệu đầy đủ: Cần tập trung vào việc tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh để đáp ứng các nhu cầu của khách hàng.
• HIểu và cộng tác với khách hàng tốt hơn nhiều so với việc chỉ dựa theo các điều khoản trong hợp đồng.
• Thích ứng với thay đổi tốt hơn bám sát kế hoạch: khi thích ứng nhanh với các thay đổi chắc chắn hiệu quả công việc đạt được sẽ tốt hơn.

Những lợi ích mà Agile đem lại cho doanh nghiệp trong lĩnh vực phát triển phần mềm nói riêng và trong quản trị doanh nghiệp nói chung là không thể phủ nhận. Hi vọng với các thông tin về Agile là gì mà bài viết cung cấp trên đây, các bạn đã phần nào hiểu hơn về mô hình quản lý doanh nghiệp này. Chúc các bạn thành công!